Procedure:

• Doorlooptijd: maximaal 12 maanden van moment toewijzing door OCW tot afrekening.
• Aanvragen kunnen ingediend worden op basis van openbare oproep, maar ook mogelijkheid om zelf partijen te benaderen.
• Een Aanvraag wordt schriftelijk ingediend bij Pictoright voorzien van in ieder geval:
• Een beschrijving van het project en van de Aanvrager;
• Een projectplan (plan van aanpak), voorzien van – mits reeds beschikbaar – een concrete planning, waarin onder meer het belang voor de grotere groep makers/de branche/de discipline alsmede de sociale, culturele of educatieve doelstelling wordt toegelicht;
• Een begroting van het project, waarin de geschatte inkomsten en uitgaven worden vermeld en waaruit het gewenste aandeel van de financiering vanuit het Pictoright Steunfonds blijkt, alsmede een onderbouwing van de verschillende begrotingsposten, waaronder begrepen de overige (beoogde) externe en interne financieringsbronnen voorzien van een concrete toelichting (waar bestaan de overige financieringen precies uit? Hoe zijn deze opgebouwd? Etc.).
• De aanvragers dienen een de-minimisverklaring in te vullen voorafgaand aan het ontvangen van de bijdrage.
• De adviescommissie is namens het bestuur gemandateerd te beslissen over toekenning aanvragen mits de commissie unaniem tot een oordeel komt. De directie is gemandateerd om deze beslissingen te effectueren.
• Indien de adviescommissie niet tot een eensluidend oordeel kan komen, zal het bestuur een oordeel vellen over de desbetreffende aanvraag.  De directie is gemandateerd om deze beslissingen te effectueren.
• Uiterlijk binnen de looptijd van 12 maanden van deze regeling zal Aanvrager aan Pictoright een afrekening en een verantwoording/evaluatieverslag doen toekomen, waaruit in ieder geval blijkt op welke wijze de Steunfondsgelden zijn besteed en in hoeverre de doelstellingen van het project zijn behaald. Voor zover die afrekening niet in lijn is met de begroting (bijvoorbeeld: een deel van het bedrag is niet of op andere wijze besteed dan meegedeeld bij de Aanvraag) dan wel als uit de verantwoording/het evaluatieverslag niet blijkt dat de doelstellingen zijn behaald, heeft Pictoright het recht de Aanvrager te verzoeken (een deel van) de toegekende Steunfondsgelden terug te betalen.

Geschillenregeling

De Aanvrager kan binnen twee weken na ontvangst van de beslissing bezwaar maken bij het bestuur van Pictoright middels een e-mail met reden van bezwaar naar steunfonds@pictoright.nl. Als de Aanvrager zich niet kan vinden in de reactie op zijn bezwaar kan het geschil hierover binnen een maand na deze reactie worden voorgelegd aan de Geschillencommissie Steunfonds Rechtensector van de Federatie Auteursrechtbelangen.