Het proces voor het aanvragen van een vrijwaring

Wat moet je doen?

Je neemt contact op met BeeldAnoniem (BA) om te laten weten dat je de rechthebbende van een bepaalde foto niet kunt vinden of niet weet wie het is. Wij gaan dan proberen te achterhalen wat je al hebt gedaan om de maker van de foto of illustratie te vinden. We hebben hiervoor een handige checklist. Je moet alles op die checklist hebben gedaan en ondertekent deze als bevestiging dat je je best hebt gedaan om de fotograaf of illustrator te achterhalen.

Daarna sturen we je een formulier ‘Verzoek tot vrijwaring’. Hierop geef je aan om welke foto het precies gaat en waarvoor de foto of illustratie gebruikt zal worden. Deze informatie is al eerder met je gedeeld, samen met een prijsindicatie voor de vrijwaring. De uiteindelijke prijs wordt bepaald aan de hand van de tarievenlijst van BA.

Een vrijwaring wordt pas aangebonden als we de volgende informatie hebben ontvangen:

• Een kopie van de foto of illustratie
• De vindplaats van de foto of illustratie en, als bekend, de naam van de maker
• Een beschrijving van hoe de foto of illustratie gebruikt gaat worden, zoals het type publicatie, oplage en formaat

We bieden geen vrijwaring aan als we denken dat de vergoeding voor de vrijwaring waarschijnlijk niet genoeg zal zijn om een eventuele claim te dekken. Dit hangt af van het soort gebruik, of de rechthebbende makkelijk te vinden is en de marktwaarde van de foto of illustratie.

Let op de risico’s van claims van derden, zoals portretrecht, merkenrecht, etc. BeeldAnoniem vrijwaart niet voor claims van derden. Als het bijvoorbeeld gaat om portretten van bekende personen, moet je de rechten daarvoor zelf regelen met de geportretteerde. Dit geldt ook voor merken of gebouwen die op foto’s kunnen staan.

Op het formulier ‘Verzoek tot vrijwaring’ geef je aan dat je akkoord gaat met de voorwaarden, inclusief de melding dat jij als gebruiker verantwoordelijk blijft voor claims van derden. Uiteindelijk stellen wij op basis van de ingevulde gegevens een vrijwaring op.

Handleiding en checklist voor het zoeken van auteursrechthebbenden

Als de identiteit van de fotograaf of illustrator bekend is:

• Heb je de fotograaf of illustrator opgezocht op internet voor hun meest recente contactgegevens?
• Zijn er archieven doorzocht voor contactgegevens van de fotograaf/illustrator of de auteursrechthebbende?
• Heb je de beroepsverenigingen van fotografen of illustratoren benaderd voor contactgegevens?
• Als de fotograaf bij een persbureau zat, heb je dat bureau dan gevraagd om contactgegevens?
• Heeft de fotograaf of illustrator ooit geëxposeerd in een galerie of museum? Zo ja, zijn die instellingen dan benaderd voor contactgegevens?
• Heb je eerdere opdrachtgevers benaderd voor de contactgegevens van de fotograaf/illustrator of de auteursrechthebbende?
• Als de fotograaf of illustrator een boek heeft gepubliceerd of in een tijdschrift heeft gestaan, zijn de uitgeverijen dan benaderd voor contactgegevens?

Als je een foto in een boek hebt gevonden:

• Staat de naam van de fotograaf/illustrator bij de foto of illustratie?
• Staat de naam ergens anders in het boek?
• Wordt de naam genoemd in de tekst van het boek?
• Heb je de uitgeverij gevraagd naar meer info over de fotograaf/illustrator?
• Heb je de auteur of samensteller van het boek gevraagd naar info over de fotograaf/illustrator?
• Heb je het boek online gezocht voor meer info over de foto’s of illustraties?
• Heb je het onderwerp van het boek en/of de foto/illustratie online gezocht? Misschien komt de foto ergens anders voor, met een vermelding van de rechthebbende.
• Heb je archieven doorzocht die mogelijk gerelateerd zijn aan het onderwerp van het boek of de foto?

Als je een foto online hebt gevonden:

• Staat de naam van de fotograaf/illustrator bij de foto of illustratie?
• Staat de naam ergens anders op de website?
• Wordt de naam genoemd in de tekst op de website?
• Is de naam van de fotograaf terug te vinden in de metadata van de foto?
• Heb je de beheerder van de website benaderd voor meer info over de fotograaf/illustrator?
• Heb je de auteur van de website of tekst benaderd voor meer info over de fotograaf/illustrator?
• Heb je het onderwerp van de website of de foto/illustratie online gezocht? Misschien komt de foto op meerdere plekken voor, met verwijzingen naar de rechthebbende.
• Heb je archieven doorzocht die een connectie hebben met het onderwerp van de foto of illustratie?

Als je een foto of illustratie in een (foto-)archief hebt gevonden:

• Heb je de achterkant van de foto bekeken voor meer info over de fotograaf of rechthebbende? (Vaak staat daar een stempel met gegevens van de fotograaf of fotostudio.)
• Heb je in hetzelfde archief of andere archieven gezocht naar foto’s van hetzelfde onderwerp? Soms komen dezelfde foto’s meerdere keren voor, met vermelding van de fotograaf.
• Als je weet welke studio de foto heeft gemaakt, heb je die dan online gezocht voor contactgegevens?

Als je een foto of illustratie op een ansichtkaart hebt gevonden:

• Heb je de achterkant van de ansichtkaart of poster gecontroleerd voor info over de fotograaf/illustrator?
• Heb je de uitgeverij van de ansichtkaart of poster benaderd voor meer info over de fotograaf/illustrator?
• Heb je de uitgeverij online gezocht voor contactgegevens en meer info over de fotograaf/illustrator?
• Heb je het onderwerp van de foto of illustratie online gezocht? Misschien komt de foto op meerdere plekken voor, met verwijzingen naar de rechthebbende.
• Heb je archieven doorzocht die een connectie hebben met het onderwerp van de foto of illustratie?

Als je een foto in een tijdschrift of krant hebt gevonden:

• Staat de naam van de fotograaf/illustrator bij de foto?
• Staat de naam ergens anders in het tijdschrift of de krant?
• Wordt de naam genoemd in de tekst van het artikel?
• Heb je de uitgeverij van het tijdschrift of de krant benaderd voor meer info over de fotograaf/illustrator?
• Als de foto bij een artikel staat, heb je de auteur van het artikel gevraagd naar meer info over de fotograaf/illustrator?
• Heb je het tijdschrift of de krant online opgezocht om te kijken of er meer info over de foto’s of illustraties te vinden is? (Misschien werden er vaker foto’s van deze fotograaf gebruikt.)
• Heb je het onderwerp van het artikel of het tijdschrift online gezocht? Misschien komt de foto of illustratie op meer plekken voor, met verwijzingen naar de rechthebbende.
• Heb je archieven doorzocht die een connectie hebben met het onderwerp van het artikel of het tijdschrift?

Verzoek om vrijwaring

We willen je erop wijzen dat je de handleiding onder “Wat moet je doen” eerst goed moet doorlezen voordat je ons een verzoek om vrijwaring stuurt.

Download:

Tarieven

Als het niet lukt om de benodigde gegevens van de rechthebbende te achterhalen, kun je een verzoek om vrijwaring indienen. Als BeeldAnoniem je deze vrijwaring geeft, betaal je daarvoor de standaardtarieven voor publicatie, plus 15% administratiekosten. BeeldAnoniem zorgt er dan voor dat jij als gebruiker zowel binnen als buiten de rechtbank wordt beschermd tegen claims van de auteursrechthebbende(n).

De bedragen die BeeldAnoniem ontvangt voor de vrijwaring worden gereserveerd voor uitbetalingen aan de rechthebbenden die we alsnog kunnen achterhalen. Niet-uitbetaalde bedragen blijven gereserveerd voor mogelijke risico’s en verplichtingen die voortkomen uit de vrijwaringen.

BeeldAnoniem heeft geen commercieel doel, maar wil gebruikers de kans geven om foto’s en illustraties legaal te publiceren, zonder dat archieffoto’s de commerciële kansen van fotografen en illustratoren in de weg staan.